Etkili iletişim kurma becerisinin tüm sosyal ilişkiler üzerinde kolaylaştırıcı bir etkisinin olduğunu söylemek mümkündür. Ancak bu etkili iletişimin oluşması için tek tarafın çabasının yeterli olmayacağı açıktır. Dolayısıyla etkili bir iletişimin yolu ekipten geçmektedir. Nitekim iş yerinde etkili iletişim sağlamak da ekip dâhilinde mümkün olabilecektir.
Etkili iletişim nedir?
İletişim esnasında, karşı tarafa vermek istediğiniz mesajı en net haliyle ve mümkün olan en kısa sürede iletmek, etkili iletişim olarak tanımlanabilmektedir. Özellikle, günümüz dünyasında teknolojinin gelişmesi, yoğun iş hayatı ve gün içerisinde birçok işi halletmek zorunda olmak, etkili iletişim kurmayı neredeyse zorunlu hale getiren etmenlerden bazılarıdır. Karşı tarafa ulaştırmak istenilen mesajın net bir şekilde ifade edilmediği, ana konudan uzaklaşarak önemsiz detaylara odaklanıldığı ya da mesajı iletme aşamasında yanlış kelime ve ifadelerin kullanıldığı bir iletişim, sağlıklı sonuçlar doğurmaz ve amacına ulaşamaz. İletişim kurarken sorun yaşamamak için, etkili iletişim becerilerine sahip olmak oldukça önemlidir.
Etkili bir iletişim için dikkat edilmesi gereken noktalar
- Stres altındayken iletişim kurmamalıyız. Aksi halde ruh halimiz iletişimi olumsuz yönde etkileyecektir.
- Sürekli konuşmamalı; karşı tarafın konu ile alakalı geri bildirimde bulunmasına ya da iletişim sürecine dâhil olmasına izin vermeliyiz.
- Gönderici ya da alıcı olarak ciddiyetsiz davranmamalı, alaycı bir ses tonunda konuşmamalı ve sık sık mesajı ciddiye aldığını hissettirmeliyiz.
- Gönderici, verdiği mesajın hemen anlaşıldığını düşünmemelidir. Bazı durumlarda alıcı mesajı tam olarak anlamamış olabilir.
- İletişim esnasında odaklanılması gereken mesajdan sapmamalı ve farklı konulara odaklanmamalıyız.
- İletişim için ayrılan süreyi efektif kullanmalıyız.
İş yerinde etkili iletişim sağlamanın yolları
Bir kurumda etkili bir iletişim nasıl sağlanır? Bu birçok stratejiyle mümkün olabilmektedir. Bu anlamda yardımcı olacak birkaç öneri aşağıdaki gibi yer almaktadır.
Personellerinizden beklentileriniz nedir? Bu konuda net olmalısınız: Bir iş sürecinde yanlış anlaşılmalar, yalnızca zaman kayıplarına değil, aynı zamanda boşa sarf edilen iş gücüne sebebiyet vermektedir. Dolayısıyla bu durum beklenmeyen gerginliklerle sonuçlanacaktır. Bu noktada personellerinize verdiğiniz talimatlarda net olun ve personellerinizin sorumluluklarının farkında olduğundan emin olun.
Personellerinizin ihtiyaçları ne? Bunu netleştirin: Etkili bir iletişim kurmanın elbette en önemli yollarından biri personellerin kendilerini rahat hissedebilecekleri bir ortam yaratmaktır. Kuruma gergin bir şekilde gelen ve sürekli diken üstünde çalışan bir personelin sağlıklı iletişim kurmasını bekleyemezsiniz. Dolayısıyla personellerinizi daha yakından tanımaya özen gösterin. Aynı zamanda onların da birbirlerini tanımalarını sağlayacak ortamlar yaratmaya çalışın. Böylece onları daha yakından tanıyarak, ihtiyaçlarını daha iyi anlayabilirsiniz.
Hem yüz yüze iletişim kurun hem de teknolojik araçlardan faydalanın: Teknolojik gelişmeler, iletişim alanında da birçok yenilik getirdi. Bu bağlamda personellerinizin ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre farklı teknolojik araçlar kullanmak, iletişim kurma süreçlerinde kolaylık sağlayacaktır.
Diğer bir taraftan iletişim ne söylediğiniz kadar nasıl söylediğinizle ilgili bir süreçtir. Bu anlamda yalnızca teknolojik araçlarla yetinmeyin. Personellerinizle mümkün olduğunca yüz yüze görüşmeye çabalayın. Bu anlamda hem birbirinizi daha iyi tanıyabilir hem de söylemek istediklerinizi yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde aktarabilirsiniz.
İletişimin iki yönlü olduğunu unutmayın: Sırf cevaplamak için değil, anlamak için dinleyin. Böylece önemli olan konuya odaklanma fırsatını kaçırmazsınız. Nitekim iletişim sorunlarının çoğunun gerçekten dinlememekten kaynaklandığını unutmayın.
Geri bildirimleri es geçmeyin: Personellerinizin geri bildirimde bulunabileceği uygulamalar kullanın. Onlara açıkça fikirlerini sorun ve cevaplarını önemsediğinizi gösterin.
Son olarak... Başarıları kutlayın: Personellerinizin başarılarını kutlayın. Bu eylem onların motivasyonlarını artıracağı gibi iletişim kurmaya daha açık olmalarını da sağlayacaktır.
İş yerinde etkili iletişim sağlamanın iş yeri açısından faydaları
İş yerinde etkili iletişim sağlamak sadece ekip ile ilgili olan ilişkileri sağlam temeller üzerine kurgulamakla kalmaz. Aynı zamanda sağladığı pozitif enerji ile personelleri motive eder. Dolayısıyla kurum hedeflerinin başarıyla gerçekleştirilmesine olum yönde katkı sağlar.
Nitekim yöneticilerin, eğitimcilerin ve çalışanların %86’sı iş yerlerindeki başarısızlıkların gerçek sebebinin etkisiz iletişim ve zayıf iş birliği olduğunu ifade etmektedirler.
İş yerinde iyi bir iletişim ortamı oluşturmak, üretim verimliliğinden müşteri ilişkilerine, kurum kültürünün oluşmasından pek çok şeye kadar katkı sağlaması noktasında önemlidir. Bu bağlamda iş yerinde etkili iletişim sağlamanın hem personel hem de kurum açısından oluşturacağı faydalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
İş birliğini artırır: İşleri konusunda birbirlerini yeterince bilgilendiren personellerin birbirlerine uyum göstererek, iş birliği içinde çalışması çok daha kolaydır.
Kriz yönetimini kolaylaştırır: İletişim sorunları, bir kriz anında ortaya çıkacak iletişim problemlerini daha şiddetli hale getirebilir. Sorunları şeffaf bir şekilde konuşabilen, etkili iletişim kurabilen ekipler, birlikte hareket ederek çözüm bulma konusunda daha profesyonel davranabilirler.
İş verimliliği artırır: Zayıf iletişim becerileri projelerin teslim tarihlerinin uzamasına ve ortaya konan işlerin kalitesinin düşmesine yol açar. Etkili bir iletişimi mümkün kılmak ise ekiplerin uyum içinde ve daha büyük bir motivasyonla çalışmalarını sağlar.
Personelin çalışma bağlılığını artırır: Kurumunuzda iyi bir iletişim ortamının kurulması, personellerinizin daha mutlu bir ortamda çalıştıkları anlamına gelir. Personellerinizin iş yerlerine ve ekip üyelerine ait hissetmelerini sağlayan bu durum, iş verimliliğine yansır.
Yaratıcı fikirlerin ortaya çıkmasına yol açar: Etkili bir iletişimin mümkün olduğu durumlarda, personeller fikirlerini paylaşma konusunda daha cesur davranabilmektedirler. Dolayısıyla yöneticilerin ve ekip üyelerinin beyin fırtınası yapabildikleri bir ortam kuruma değer katar.
Kurum imajını güçlendirir: Etkili iletişim sayesinde uyumlu ve mutlu çalışanlar, verimli iş süreçleri, artan müşteri memnuniyeti gibi bileşenler kurumunuzun imajını güçlendirecektir.
