İşletmeniz için en uygun PDKS sistemini seçmeye karar vermeniz için dikkat etmeniz gerek birçok özellik bulunmaktadır. Birçok işletme PDKS sistemini seçerken PDKS sistemlerinin özelliklerine bakarak karar verir. PDKS seçimi genellikle PDKS cihazının personel kapasitesi, kayıt kapasitesi, görünüşü, sesli ve ışıklı uyarıları gibi özelliklerine bakılarak yapılır.
İşletmeniz için en uygun PDKS sistemleri
PDKS satın alma sürecinin sağlıklı yürütülebilmesi için işletmelerin en az üç departmanının beraber çalışması gerekmektedir. Bunlar satın alma, insan kaynakları ve bilgi işlem departmanlarıdır. Eğer PDKS sisteminden üretim ile ilgili raporlar da alınacaksa üretim planlama departmanından da bir katılımcının bulunması daha sağlıklı sonucun alınmasını sağlayacaktır. İşletmeler, kendilerine en uygun ve en verimli sonucu verecek PDKS sistemine sahip olabilmek için, bu departmanların satın alma süreçlerine mutlaka dahil olmasını sağlamalıdır.
PDKS avantajları nelerdir?
Amacınıza ve hedefinize uygun olarak kullandığınızda birçok avantaja ev sahipliği yapacak olan Personel Devam Kontrol Sisteminin avantajları, kolay anlaşılır olması açısından aşağıdaki gibidir:
• Amaç ve hedef doğrultusunda en uygun PDKS sisteminin tercih edilmesi, en başta iş yükünü azaltacaktır. • Manuel düzen üzerine kurulu olan sistemlerin dijital olarak elde edilmesi ilgili süreçlerin daha pratik bir hal almasını sağlayacaktır. Böylece zaman kavramıyla ilgili görülen problemlerin önüne de geçilecektir. • Personellerin takibinden sorumlu olan kişinin yapmış olduğu ya da yapacağı hatalar ortadan kalkacaktır. PDKS yazılım aracılığıyla hataların sıfıra indirgenmesi daha doğru nitelikte verilere ulaşmaya imkân sağlayacaktır. • Personel giriş çıkış takip süreci elektronik ortamda anlık olarak kaydedilerek gerçekleştirilecektir. Buna göre verilerin raporlaştırılması bağlamında da zaman kazandıracaktır. Ayrıca son derece gerçekçi verilerin elde edilmesine imkân sağlayacaktır. Diğer taraftan oluşacak suiistimallerin önüne geçilmesi noktasında da yararlı olacaktır. Bu bağlamda güvenlik açığı gibi hususlar söz konusu dahi olmayacaktır. Güvenlikle ilgili üst düzey bir pratiğe erişmek mümkün olabilecektir. • Personel kontrol sistemleri maddi anlamda da fayda sağlayacaktır. Nitekim süreçle ilgili kullanmak zorunda olunan rutin masrafların son bulması mümkün olabilecektir.
PDKS nasıl çalışır?
Personel Devam Kontrol Sistemi’nin çalışma pratiğini anlamaya geçmeden önce, hangi PDKS sisteminin amaçlarınıza uygun olup olmadığını anlamak önemlidir. Örneğin, iş yerine giriş ve çıkışların kontrol edilmesi isteniyorsa elektronik giriş kartı tercih etmelisiniz. Öte yandan yüz tanıma cihazı veya parmak izi tanıma cihazı gibi çeşitli formlarda bulunan araçları da değerlendirebilirsiniz.
Bir başka açıdan bakıldığında, yine iş yerinde çalışan personellerin çalışma pratiklerini anlaşılır kılmak üzere yazılım tabanlı PDKS sistemleri ön plana çıkmaktadır. Bu süreçte, bir veya birden fazla PDKS sistemi tercih edilebilir. Ancak amaç ve hedefler doğrultusunda doğru PDKS sisteminin de tercih edilmesi önem arz etmektedir. Aksine ihtiyaç gereksinimlerinizi karşılamayan bir sistem ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
PDKS sisteminin nasıl çalıştığını anlamak üzere bir örnek ile ilerlemek faydalı olacaktır. Bu bağlamda bir firmanın, personellerinin giriş ve çıkış saatlerini belirlemek üzere bir yüz tanıma tabanlı PDKS sistemi satın aldığını düşünelim. Öncelikle tercih edilen PDKS sisteminin kurulumunu tamamlamalıyız. Bunu takiben firma bünyesinde çalışan tüm personellerin kişisel bilgilerini PDKS sistemi üzerine tanımlamalıyız. Bu sayede, PDKS sistemi artık firma bünyesinde görevli olan her bir personeli ayrı olarak kimliklendirme yapacaktır. Ayriyeten personellerin firmaya giriş ve çıkış saatlerini veri tabanına kayıt edecektir. Böylece PDKS sistemi aracılığıyla personellerin giriş ve çıkış saatlerinin kontrolü kolaylıkla sağlanacaktır. Ayrıca ilgili verilerin günlük, haftalık veya aylık olarak belli zaman aralıkları ile izlenme fırsatı olacaktır.
PDKS ne işe yarar?
Personel Devam Kontrol Sistemleri ile personellere yönelik birçok başlıkta raporlar elde edilebilir. Örnek olması açısından bir firmanın PDKS sistemini kullanarak personellerine yönelik alabileceği ilgili raporlar aşağıdaki gibi sıralanabilir. Ayrıca bu raporlar daha da çeşitlendirilebilir.
• Personelin iş yerine giriş ve çıkış saatini içeren rapor • İş yerine gelmeyen personel tespit raporu • İş yerine devamsızlık yapan personel tespit raporu • Personele ait puantaj raporu • İş yerine fiili olarak gelen personel tespit raporu • İş yerine fiili olarak gelmeyen personel tespit raporu • Personele ait yıllık izin raporu • Personele yönelik çalışma grubu raporu • Personel maaş tespit raporu • Personel mesai tespit raporu • Genel yıllık raporlar • İşe yeni başlayan personel tespit raporu • İşten ayrılan personel tespit raporu • Telafi çalışma tespit raporu • Kurum içinde çalışan personel tespit raporu • Kurum dışında çalışan personel tespit raporu • Resmi tatillerde çalışan personel tespit raporu • Özet raporlar • Personel ikramiye tespit raporu • Ayrıntılı raporlar
İşletmeniz için en uygun PDKS sistemi nasıl seçilir?
İşletmeniz için PDKS sistemi satın alırken şunları göz önünde bulundurun:
Anlaşılır kullanıcı ara yüzüne sahip olmalı İstenilen raporları üretmeli Belli oranda kullanıcı tarafından kişiselleştirilebilmeli Farklı dillerde kullanım imkanı bulunmalı Mevcut PDKS sistemleriniz ile haberleşebilme yapıda olmalı İşletme ihtiyaçlarını karşılayacak modüler yapıda olmalı İşletmenin diğer yazılımları ile entegre olmalı
Özellikle büyük ve orta ölçekli işletmelerin satın alacakları PDKS sistemlerini seçerken dikkat etmeleri gereken en önemli noktalardan biri PDKS sisteminin kullandığı veritabanıdır. MySQL, Firebird, Access vb. ücretsiz ve/veya verimi düşük, BORDRO ve ERP Yazılımları ile entegre olmayı zorlaştıran veritabanlarını kullanan yazılımlardan uzak durulmalıdır. Bunların yerine BORDRO ve ERP Yazılımlarının birçoğunun da tercih ettiği MSSQL, ORACLE, DB2 vb. güçlü, performanslı, yedeklenmesi ve bakımı kolay, arkasında bir kurum bulunan veritabanlarını kullanan yazılımlara sahip sistemler tercih edilmelidir.
İşletmeniz için en uygun PDKS sistemini seçerken dikkat edin!
İşletmeniz için PDKS sistemi seçerken önemli noktalardan bir diğeri de PDKS Programının güncel ihtiyaçlarınızı karşılayabiliyor olmasıdır. Bundan daha da önemlisi işletmeniz gelişip büyüdükçe ortaya çıkacak ihtiyaçlarınızın karşılaması hususunda da size güven verebiliyor olmasıdır.
Bunun yanında satış sonrası destek hizmeti ve danışmanlık ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek bilgi birikimine sahip çalışanları bünyesinde barındıran PDKS firmalarını tercih etmek problemsiz ve sürdürülebilir çözüme sahip olmanızı sağlar.
PDKS sisteminden tam verim alabilmek için PDKS kullanıcılarının konu hakkında gerekli bilgi birikimine, sorumluluğa ve yetkiye sahip olmaları da oldukça önemlidir.
