Personel Devam Kontrol Sistemi kavramı toplumsal çalışma hayatında farklı isimlerle de anılmaktadır. Öncelikle Personel Devam Kontrol Sistemi’nin PDKS kısaltmasının açılımı olarak ele alındığını söylemeliyiz. Bu kavram yerine kullanılan ve sizlerin de sıkça karşılaşabileceğiniz birden çok kavram mevcuttur. Bunlara ‘personel takibi’, ‘çalışan takibi’, ‘personel kontrol sistemi’, ‘çalışan kontrol sistemi’ gibi kavramları örnek gösterebiliriz.
PDKS ne işe yarar?
PDKS, teknoloji odaklı yazılımların yardımıyla çalışanın iş yerindeki performansıyla ilgili bilgileri toplamaya yönelik müdahaleci bir süreçtir. Diğer bir yandan çalışanların her hareketini izleyebilen donanım ve yazılım yöntemleri arasındaki bir uyumun sonucudur.
Donanım izleme sistemi; video kameralar, telefon görüşmeleri, dijital etkileşimler vb. kullanarak çalışan faaliyetlerini kaydetme yöntemini tanımlar. Yazılım izleme sistemi ise internet kullanımının izlenmesi, oturum giriş/çıkış süresinin izlenmesi vb. gibi bir dizi bilgisayar kaynağını kapsamakla ilgilenir. Her iki sistemin de ortak amacı, işi ileriye taşımak için yüksek kaliteli hizmetler sunduklarından emin olmak için çalışanların iş faaliyetlerini izlemektir.
PDKS kullanmak için 11 neden
İş yerindeki çalışanları takip etmek, iş organizasyonunun etkinliğini ve verimliliğini artırmanın etkili yollarından biridir. Personel Devam Kontrol Sistemi’nin avantajlarını anladıktan sonra şirketlerin büyük bir kısmı çalışan izleme teknolojilerine yatırım yapıyor. Çalışan takip sisteminin artıları devasadır ve çalışanların katılımını kaydetmenin faydasının ötesindedir.
İşletmenizi “personel devam kontrol sistemi” kavramıyla tanıştırarak, aşağıda sıralanan sayısız fayda elde edebilirsiniz.
Katılım sorunlarını ele alın
Personel Devam Kontrol Sistemi’nin temel amacı, çalışanların işe devam kayıtlarını doğru bir şekilde yapmaktır. Mesai, işe başlama, izin, mola çizelgeleri gibi kayıt altına alınan birçok önemli faktör vardır. Tüm bunların dışında, bir çalışanın performansını analiz etmek için işe devamı önemlidir.
Etik olmayan davranışları kontrol edin
Çalışkan ve yaratıcı bir ekibe sahip olmak her işletme sahibinin hayalidir. Ancak tam anlamıyla yetkin bir ekibe sahip olmanın kesinlikle çok zor bir süreç olduğunu söylemek gerekir. Takdir edersiniz ki ekipte organizasyon kurallarına uymayan ya da verilen talimatlara göre çalışmayan bir veya birden fazla çalışan bulunacaktır. Bu nedenle, konuyla ilgili çalışanları tespit etmek ve diğer çalışanların da iş pratiklerini üzerinde olumsuz etki bırakmadan onları ekipten çıkarmak yöneticilerin birinci önceliğidir.
Yöneticiler, işyerindeki çalışanları izleyerek, çalışanın davranışlarıyla ilgili gerçek zamanlı bildirimler alabilir ve işyerine ne kadar bağlı olduklarına erişebilir. Bu süreç, tüm etik ilkeleri göz ardı eden çalışanları filtreleyecek ve böylece yönetim onlara karşı hızlı bir şekilde disiplin cezası ya da direkt işten çıkartma eylemi gösterebilecektir.
Hataları anında düzeltin
Çalışanların her zaman kasıtlı olarak hata yaptıklarını söylemek yanlış bir yargı olacaktır. Nitekim insanoğlunun doğası gereği hata yapması kaçınılmazdır. Dolayısıyla çalışanların ancak farkında olmadan bazı hatalar yapabileceklerini söylemek doğru bir düşünceye işaret etmektedir. Çalışanların bir işi tamamlamak için denetçiler tarafından verilen talimatları yanlış anlamaları çok yaygın bir senaryodur. Bununla birlikte, hataların kasıtlı veya kasıtsız olarak yapılması önemli değildir. Aksine çalışanlar tarafından yapılan hataların sonuçlarını iş organizasyonları bağlamında değerlendirmek gereklidir. Bu durumda istenmeyen hataların yapılması telafisi olmayan sonuçları doğuracaktır. Bunun önüne geçmek önemlidir.
Bu nedenle, üstlerin, çok geç olmadan hataları tespit edebilmeleri için çalışanın işini yakından takip etmeleri gerekir. Çalışanları izlemenin avantajları arasında onlara hatırlatmalar göndermek, ara sıra işlerini kontrol etmek ve her zaman doğru yolda olduklarından emin olmak yer alır. Personel takip sistemi ile erken aşamada hataların düzeltilmesi süreci çok kolaylaştırır.
Uzaktan çalışın
Kuruluşunuzda uzaktan çalışma kültürünü benimseme konusunda isteksizseniz, personel izleme yazılımının bazı profesyonelleri burada size yardımcı olacaktır. Doğrudan denetim olmadan uygun bir iş akışı oluşturmak zordur, ancak imkânsız bir şey değildir. İşverenler, uygulamaları kullanarak uzaktaki çalışanların performansını ve katılımını kolayca takip edebilirler. Uzaktaki çalışanların kimlik doğrulaması ve iş özeti verebilirliği kolayca ayarlanabilir. Öte yandan Covid-19 virüsüyle mücadelede ülkemizin içinde bulunduğu durum göz önüne alındığında hem resmi hem özel kurumlarda uzaktan çalışma yönteminin daha da önem kazandığı görülmektedir.
Personellerin izin taleplerine önem verin
Verimli bir işyerinin devamlılığının sağlanması için personellerin çalışma saatleri ve izin süreleri önem taşımaktadır. Örneğin; bir çalışanın acil bir işinin çıktığını ve derhal işyerinden ayrılması gerektiğini düşünelim. Bu durumda hiçbir çalışan izin talebinde bulunmak için zaman harcamak istemeyecektir. Dolayısıyla çalışanın morali de bu durum beraberinde olumsuz olarak etkilenecektir.
Bu nedenle bir şirket, çalışanların izin geçmişlerini takip etmelerini ve izin talep etmelerini sağlayan bir personel takip sistemi sunarsa, bu çalışanların moralini çok yükseltecektir. Ayrıca, izin taleplerini yerine getirmek için çalışanlarla kişisel olarak görüşmeleri gerekmeyecektir. Böylece amirler zamandan da tasarruf sağlayacaktır. Sadece bir parmak dokunuşuyla izin talebi kabul edilecek veya reddedilecek hale gelecektir.
Yaratıcılığı geliştirin
Yönetim, bir toplantıda çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini ölçemez. Bir çalışanın yaratıcılığını, karar vermesini ve iletişim becerilerini sistematik olarak anlamak için yönetimin farklı durumlarda çalışanları yakından izlemesi gerekir. PDKS yazılımının yardımıyla yöneticiler büyük resme bakacak ve kimin sınırların ötesinde düşündüğünü anlayacaktır. Bu, hangi çalışanların belirli bir durumu ele almak için yeterli olacağını anlamada yönetime yardımcı olacaktır. Çalışanın güçlü yönleriyle ilgili eksiksiz veriler, şirketin kriz anında birden fazla çalışanın özelliklerini kullanmasına yardımcı olacaktır.
Doğru geri bildirim sağlayın
Çalışan lokasyon takip sistemi ile yöneticiler, çalışanlara gerçek, somut ve doğru performans analizi sunabilmektedir. Yöneticiler, çalışanın devamı, izinleri, tamamlanmış bir proje vb. ile ilgili gerçek zamanlı istatistiklere sahip olduklarında, çalışanlara doğru geri bildirimi sağlayabilirler. Ayrıca, otomatik raporlar oluşturulduğunda, çalışanların da yanlış eylemlerini haklı çıkarmak için pek fazla nedeni kalmaz. Üstüne üstlük, çalışanlar sektör uzmanlarından doğru geri bildirim aldıklarında kariyerlerinde daha iyi ilerleyebilirler.
Veri sızıntısını önleyin
Çalışanlar kendi şirketlerine karşı kötü davranabilir ve kritik iş bilgilerini dışarıya sızdırabilirler. Bu ise şirketin itibarında onarılamaz bir hasara neden olacaktır. Çalışanlar kişisel çıkar elde etmek için bazen bencilleşebilirler. Bu durumda kuruluşun gizli verilerini başka şirketlere göndermeye çalışabilirler. Ancak, bir şirkette katı izleme protokolleri izlendiğinde, çalışanlar gizli verileri dışarıdakilere gönderemez. Böylece izlenen çalışma ortamı altında çalışanların bütünlüğü sağlanabilmekte ve bir şirketin verileri korunabilmektedir.
Gelişmiş üretkenliğe odaklanın
Hiç şüphe yok ki çalışanlar her hareketlerinin amirleri tarafından izlendiğini bildiklerinde daha az zaman harcarlar. Böylelikle de işlerine daha iyi odaklanırlar. Anlamsız ofis dedikoduları veya kişisel görevlerle dikkatleri dağılmaz. Çalışan takip sisteminin yokluğunda yöneticiler tüm çalışanların nerede olduğu hakkında hiçbir fikre sahip olmayacaklardır.
PDKS edinmenin hukuki süreç üzerindeki yadsınamaz önemi
Yönetim ve çalışanlar arasında bir ihtilaf ortaya çıkarsa, izlenen veriler mahkeme salonunda delil olarak kullanılabilir. Çalışanın çalışma saatlerine ve izinlerine ilişkin düzgün bir şekilde tutulan devam kaydı, işverenin durumunu destekleyecektir. Aksine kayıtların yokluğunda doğru hüküm verilemez. Personel takip sisteminin tüm hukuki süreçler üzerindeki öneminin yadsınamayacağı unutulmamalıdır.
PDKS ile takipte kalın
Üretkenliklerini ve verimliliklerini artırmayı dört gözle bekleyen tüm kuruluşlar, çalışan izleme yazılımına yatırım yapmalıdır. Çalışan takip teknolojisi, çalışanların performansının değerlendirilmesinde sadece yönetime fayda sağlamakla kalmaz. Aynı zamanda çalışanlara da birden fazla fayda sağlar. Bu nedenle, büyümek istiyorsanız, bugün kuruluşunuzda personel takip sistemini edinin!
İlgili İçerik: Personel Devam Kontrol Sistemi hakkında merak edilenler
