Personel Devam Kontrol Sistemi hakkındaki tüm merak edilen noktaları bir arada toplamaya çalıştığımız bir içerik hâlihazırda mevcut. Ancak Personel Devam Kontrol Sistemleri’ni hem kavramsal hem de kullanım alanı bakımından tek bir içerik altında toplamak mümkün değildir. Öte yandan, konunun rahat anlaşılması noktasında da PDKS ile ilgili oluşturulan içeriklerin ayrı olarak ele alınması daha sağlıklıdır. Bu içerik üzerinden ise kullanıcıların sıklıkla merak ettiği bir konuyu ele almaya çalışacağız: PDKS ile personel takibi nasıl yapılır?
PDKS nedir?
Personel Devam Kontrol Sistemi personellerin iş performanslarını takip etme amacı taşıyan bir otomasyon pratiğidir. Gerek Türkiye'de gerek dünya çapında birçok işletme tarafından kullanılmaktadır.
Personellerin işe giriş çıkış saatleri, mesaileri gibi süreçler PDKS sistemi ile kontrol edilmektedir. Bu noktada, PDKS sistemi ile personellerin maaşları kolayca hesaplanabilmektedir. Öte yandan personellere yönelik puantajlamalar da kolaylıkla takip edilebilmektedir. PDKS sisteminin sunduğu diğer birçok başlık ise yazının ilerleyen bölümlerinde yine yer almaktadır.
PDKS ile personel takibi nasıl yapılır?
Personel Devam Kontrol Sistemi’nin çalışma pratiğini anlamaya geçmeden önce, hangi PDKS sisteminin amaçlarınıza uygun olup olmadığını anlamak önemlidir. Örneğin, iş yerine giriş ve çıkışların kontrol edilmesi isteniyorsa elektronik giriş kartı tercih etmelisiniz. Öte yandan yüz tanıma cihazı veya parmak izi tanıma cihazı gibi çeşitli formlarda bulunan araçları da değerlendirebilirsiniz.
Bir başka açıdan bakıldığında, yine iş yerinde çalışan personellerin çalışma pratiklerini anlaşılır kılmak üzere yazılım tabanlı PDKS sistemleri ön plana çıkmaktadır. Bu süreçte, bir veya birden fazla PDKS sistemi tercih edilebilir. Ancak amaç ve hedefler doğrultusunda doğru PDKS sisteminin de tercih edilmesi önem arz etmektedir. Aksine ihtiyaç gereksinimlerinizi karşılamayan bir sistem ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
PDKS sisteminin nasıl çalıştığını anlamak üzere bir örnek ile ilerlemek faydalı olacaktır...
Bir firmanın, giriş-çıkış saatlerini belirlemek üzere yüz tanımalı PDKS sistemi satın aldığını düşünelim. Öncelikle tercih edilen PDKS sisteminin kurulumunu tamamlamalıyız. Bunu takiben firma bünyesinde çalışan tüm personellerin kişisel bilgilerini PDKS sistemi üzerine tanımlamalıyız. Bu sayede, PDKS sistemi artık firma bünyesinde görevli olan personeli ayrı olarak kimliklendirme yapacaktır. Ayriyeten personellerin firmaya giriş ve çıkış saatlerini veri tabanına kayıt edecektir. Böylece PDKS sistemi aracılığıyla personellerin giriş ve çıkış saatlerinin kontrolü kolaylıkla sağlanacaktır. Ayrıca ilgili verilerin günlük, haftalık veya aylık olarak belli zaman aralıkları ile izlenme fırsatı olacaktır.
Geleneksel bir yöntem olarak karşımıza çıkan puantaj defteri, teknolojinin gelişmesiyle birlikte, yerini Personel Devam Kontrol Sistemi adı verilen dijital cihazlara bırakmıştır. Toplum yaşamının neredeyse tüm alanlarında olduğu gibi işletmeler bağlamında da geleneksel kullanımlardan dijital kullanımlara yönelik bir pratik söz konusudur. Personel Devam Kontrol Sistemleri de bu dijital yönelimlerden bir tanesidir.
Her ne kadar geleneksel yöntemler dijitalleşmeye başlasa da tamamen yok olmuş durumda değillerdir. Nitekim puantaj defterinin kullanılması küçük işletmeler tarafından günümüzde kullanılmaktadır. Ancak orta veya büyük işletmeler iş verimliliği açısından puantaj defteri kullanmayı bırakmışlardır. Bunun yerine özellikle zaman ve iş yükü konularında tasarrufa gitmek isteyen işletmeler, tercihlerini Personel Devam Kontrol Sistemleri yönünde kullanmaktadırlar.
PDKS ile personel takibi için farklı yöntemler
PDKS ile personellerini takip etmek isteyen işletmelerin kullanacağı birden fazla yöntem bulunmaktadır. Bu bağlamda personel takibi sürecinde, PDKS tek bir kullanım yerine birçok alternatif sunan zengin bir yazılım içermektedir.
Kart okuma: İşletmelerin çoğunlukla kapı kenarlarında yahut turnike sisteminin olduğu yerlerde yonga şeklinde görebilirsiniz. Çalıştığınız kurumun size verdiği personel kimlik kartını buralarda kullanabilirsiniz. Bu sayede çalıştığınız kuruma giriş ve çıkış yaptığınızda, cihaz sizi tanır ve ona göre girişinizi onaylar veya reddeder.
Parmak izi okuma: Parmak izi okuyucu sistemler ise herhangi fiziksel bir doküman gerektirmemektedir. Örneğin, kart okuyucu bir sisteme sahip olan cihazlarda bir fiziksel karta sahip olmak zorunludur. Parmak okuyucu sistemlerde ise parmağınızı okutmak yeterli olacaktır. Bu noktada sistemin sizi kabul etmesi için daha önceden parmak izinizi kaydetmiş olmanız gereklidir. Aksine sistem sizi tanımayacak ve kuruma girişinize izin vermeyecektir.
Yüz okuma: Yüz okuyucu sistemlerin çalışma prensibi de parmak izi okuyucu sistemlerin çalışma prensibiyle aynıdır. Yani kart okuyucu sistemlerde olduğu gibi fiziksel bir aygıtın olması şart değildir. Nasıl ki parmak izi okuyucu sistemler de parmak iziniz okunacaksa yüz okuyucu sistemlerde de yüzünüz okunacaktır. Bu durumda sistemin sizin kuruma girişinize izin vermesi için yüzünüzü önceden sisteme kaydetmiş olmanız gereklidir. Aksine sizin yüzünüze yabancı olan sistem, sizi tanımayacak ve kuruma girişinize izin vermeyecektir.
Yukarıda adı geçen üç farklı yöntemin ortak özelliği tamamen dijital ortamda gerçekleşmeleridir
Bu da defter tutma külfetini tamamen ortadan kaldırarak kâğıt tasarrufu sağlamaktadır. Öte yandan bireysel olan hataların da önüne geçmektedir.
Özellikle kart ve parmak izi okutma yöntemleri oldukça yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Her bir personelin okutma işlemi PDKS üzerinde birer veri olarak kayıt altına alınır. Tüm işlem kayıtları anlık olduğundan hata ihtimali de oldukça düşüktür. Bu veriler ay sonunda toparlanır ve bordrolara işlemek üzere kullanılır. Eksik veya fazla çalışma yapılıp yapılmadığı bu veriler ile tespit edilir. Bu veriler personelin o ayki maaş bordrosuna yansır ve ücreti etkiler.
PDKS ile personellerin çalışma vardiyalarının takibi
İşletmelerde personellerin çalışma vardiyalarının takibi genellikle bir kişi veya bir grup tarafından yapılmaktadır. Başta da belirttiğimiz üzere geleneksel yöntemleri kullanmaya devam eden küçük ölçekli işletmelerde fiziki vardiya çizelgesinden takip etmek çok zor olmamaktadır. Küçük işletmeler Excel gibi elektronik ortamlarda oluşturdukları dijital çizelgeler ile vardiya takibi yapmayı tercih ederler. Ya da direkt olarak kağıt üzerinde oluşturulan çizelgelerle de takip etmek mümkündür. Ancak kurumsal niteliğe sahip işletmelerde, çok personel bulunan sistemlerde bunu kâğıt üzerinde yapmak oldukça zordur. Bu sebeple işletmeler, dijital ortamda vardiya takibi yaparak zamandan tasarruf etmeyi tercih eder.
Bu bağlamda, işgücü hacmi arttıkça işletmeler artık personel takibini yapabilecekleri yazılımları tercih eder. Bu yazılımlar oldukça ayrıntılı ve pratik yöntemler sunarlar.
Vardiya yönetiminden sorumlu personel bu uygulama sayesinde vardiya sistemlerini tanımlar. Her personeli uygun olan vardiyaya atar. Bu uygulamaları kurum personelleri de görüntüler. Ayrıca personellerin her biri bu çizelgelerden haberdar olur.
Personel takibi yapabileceğiniz yazılımlar ile mola saatlerine kadar her türlü ayrıntıyı önceden sisteme tanımlayabilirsiniz. Böylece, personel net bir çizelge ile karşılaşır. Ayrıca, işveren bu uygulama üzerinden rapor alarak her personele özel aylık vardiya dökümü elde eder. Bu da şeffaf bir uygulamayı beraberinde getirir.
İşletmenize dair bordro, performans, vardiya gibi tüm personel süreçlerini en kolay şekilde yönetebilmek için tıklayın ve Patron’u 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
