Geleneksel bir yöntem olarak karşımıza çıkan vardiya cetveli, teknolojinin gelişmesiyle birlikte, yerini Personel Devam Kontrol Sistemi adı verilen dijital cihazlara bırakmıştır. Toplum yaşamının neredeyse tüm alanlarında olduğu gibi işletmeler bağlamında da geleneksel kullanımlardan dijital kullanımlara yönelik bir pratik söz konusudur. Personel Devam Kontrol Sistemleri de bu dijital yönelimlerden bir tanesidir.
Her ne kadar geleneksel yöntemler dijitalleşmeye başlasa da tamamen yok olmuş durumda değillerdir. Nitekim vardiya cetveli küçük işletmeler tarafından günümüzde kullanılmaktadır. Ancak orta veya büyük işletmeler iş verimliliği açısından vardiya cetveli kullanmayı bırakmışlardır. Bunun yerine özellikle zaman ve iş yükü konularında tasarrufa gitmek isteyen işletmeler, tercihlerini Personel Devam Kontrol Sistemleri yönünde kullanmaktadırlar.
Bu yazımızda vardiya cetveli nedir, nasıl hazırlanır ve PDKS ile vardiya takibi nasıl yapılır üzerine eğileceğiz. Bu noktada bazı kavramlara yakından bakmak faydalı olacaktır.
Vardiya (Shift) nedir?
Vardiya ya da diğer bir adıyla Shift bir kurumda çalışan personellerin çalışma sürelerinin düzenlenmesiyle ilgili terimlerdir. Vardiya sistemi ile çalışan bir kurumda gün farklı saat dilimlerine bölünür. Örneğin; haftanın ilk günü olan Pazartesi gününü ele alalım. Bu durumda Pazartesi günü için çalışma vardiya saatleri şöyle olabilir: “8:00-16:00”, “16:00-24:00”, “24:00-08:00” gibi.
Vardiya sisteminin amacı kesintisiz bir şekilde faaliyet göstermesi gereken kurumların faaliyetlerinin devamının sağlanmasıyla ilgilidir. Yukarıdaki örnekteki gibi bir günü üç farklı vardiya dilimine bölen işveren, böylece farklı personel grupları oluşturarak çalışmanın sürekliliğini sağlamış olur.
Vardiyalı sistem ile çalışmak, yukarıdaki örnekte de görüleceği üzere personellerin çalışma saatlerinde çeşitliliğe sebep olur. Bu kimi zaman düzensizlik olarak algılanmaktadır. Ancak belirli periyotlarda farklı saat dilimlerinde çalışmak monoton bir çalışma hayatının önüne geçmektedir.
Vardiyalı çalışma sisteminde her personelin çalışma vardiyası düzenlenerek kendilerine bildirilir. Vardiya sistemi ile çalışılan kurumlarda genellikle vardiyalar haftalık olarak belirlenir. Her hafta ayrı olarak hazırlanan vardiya cetvelleri duvara asılır. Ancak günümüzde çoğu kurum vardiya cetvellerini personellerine e-mail ya da WhatsApp gibi dijital ortamlardan iletmektedir.
Özellikle 7 gün 24 saat açık olan dinlenme tesisleri, oteller ve sağlık kuruluşları vardiya sistemini kullanarak hizmetin aksamamasını amaçlar.
Vardiya Türleri Nelerdir?
Tek tip bir vardiya sisteminin olduğunu söylemek hiç şüphesiz yanlış olacaktır. Nitekim her sektörün kendi bünyesinde uyguladığı farklı vardiya sistemleri mevcuttur. Vardiya sisteminin belirlenmesinde personel yoğunluğu, iş hacmi gibi etkenler belirleyicidir.
Bunlar dışında vardiya sisteminin genel olarak; 2’li vardiya sistemi, 3’lü vardiya sistemi, 4’lü vardiya sistemi, 2+2+2 vardiya sistemi şeklinde düzenlendiğini söyleyebiliriz.
Vardiya cetveli nedir?
Vardiya cetveli ya da vardiya çizelgesi, vardiya sistemi ile çalışan kurumların personellerine yönelik hazırladıkları günlük, haftalık ya da aylık çizelgelerdir. Her bir personele özel olarak hazırlanan vardiya cetveli şunları içerir:
- Personelin ismi
- Çalışma günleri ve saatleri
- Resmi tatiller
- Hafta tatilleri
- Personelin izinli olduğu günler
Öte yandan vardiya cetveli sorumlu kişiler tarafından genellikle haftalık ya da aylık olarak hazırlanır. Örnek olarak aylık hazırlanan bir vardiya cetveli üzerinde şu bilgiler yer almalıdır:
- Kuruma ait bilgiler
- Tarih ve dönem
- Kullanılan vardiya sistemi
- Vardiyaların başlangıç ve bitiş saatleri
- Ayın tüm günlerini tek tek gösteren cetvel
- Personellerin adları ve soyadları
- Vardiya yönetiminden sorumlu kişinin adı ve soyadı ile imzası
Vardiya sistemi ile çalışan kurumlar vardiya çizelgelerini güncel tutmak ve sürekli takibini sağlamak zorundadır. Genellikle haftalık ya da aylık olarak sorumlu personel tarafından oluşturulan çizelgelerin hazırlığı kadar tüm personele ulaşması da büyük önem taşımaktadır.
Vardiya cetveli nasıl hazırlanır?
Vardiya cetveli hazırlarken personel sayısı ile vardiya sayısına dikkat etmek gerekmektedir. Az vardiya ve personel sayısına sahip kurumlarda kâğıt ortamında ya da duvara asacağınız bir yazı tahtası vasıtası ile vardiya çizelgenizi oluşturabilirsiniz. Çok sayıda personelin bulunduğu bir işletmede vardiya sayısı da çok daha fazla olur. Bu da her seferinde vardiya çizelgesini elle hazırlamanızı zorlaştırır ve zaman kaybı yaratır. Bu sebeple bu tip işletmelerde elektronik ortamda çizelge hazırlamak daha pratik olur.
Küçük ve orta ölçekli işletmelerin başvurduğu yöntemlerden biri Excel üzerinde vardiya çizelgesi oluşturmaktır. Excel üzerinde oluşturacağınız çizelgeler çok daha pratik olacaktır. Ayrıca, kendinize belirleyeceğiniz çizelge şablonu sayesinde, her seferinde tekrar çizelge oluşturmak zorunda kalmadan haftalık yerleştirmelerinizi yapabilirsiniz. Orta yoğunluktaki personel sayısına kadar oldukça pratik olan bu yöntem, belirli personel sayısından sonra pratik olma özelliğini yitirebilir.
Kurumsal işletmelerin sıklıkla kullandığı yöntem ise personel takibi için özel olarak tasarlanmış yazılımlar ile vardiya çizelgesi oluşturmaktır. İşletmeniz için kullandığınız vardiya yönetim yazılımı ile kendi vardiya sisteminizi ve personellerinizi programa tanımlayarak kullanabilir ve takibini çok daha pratik bir şekilde sağlayabilirsiniz.
Vardiya cetveli kâğıt üzerinde, Excel dosyasında ya da bordro ve PDKS programları yardımıyla oluşturulmaktadır. Küçük işletmeler için vardiya çizelgesi kâğıt üzerinde kolayca takip edilir. Ancak orta ve büyük işletmeler genellikle dijital programlar üzerinden vardiya takibi yapmayı tercih ederler.
Bu seçimlere rağmen vardiya cetvelinin mantığı değişiklik göstermemekle beraber şu maddelere dikkat etmek önem teşkil etmektedir
- Personeller günde 11 saat, haftada ise 45 saatten fazla vardiyaya tabi tutulmamalıdır
- Günlük mesai 7,5 saati geçerse eğer diğer çalışma saatleri fazla mesai olarak değerlendirilmelidir
- 7/24 çalışılan bir kurumda ideal vardiya döngüsünün en az 3 vardiya şeklinde olması gereklidir.
- 1 hafta boyunca gece vardiyasında çalışan işçiler sonraki hafta gündüz vardiyasında çalıştırılacakları için vardiya cetveli buna uygun düzenlenmelidir.
- İş Kanununda yapılan bazı düzenlemeler sonucu 24 saat çalışılan bazı meslek gruplarında dinlenme süresi en az 48 saat olacak şekilde vardiya cetveli hazırlanmalıdır.
- Kanuna göre kadın personeller gece vardiyasında 7,5 saatten fazla çalıştırılmamalıdır.
PDKS ile vardiya takibi nasıl yapılır?
İşletmelerde personellerin çalışma vardiyalarının takibi genellikle bir kişi veya bir grup tarafından yapılmaktadır. Başta da belirttiğimiz üzere geleneksel yöntemleri kullanmaya devam eden küçük ölçekli işletmelerde fiziki vardiya çizelgesinden takip etmek çok zor olmamaktadır. Küçük işletmeler Excel gibi elektronik ortamlarda oluşturdukları dijital çizelgeler ile vardiya takibi yapmayı tercih ederler. Ya da direkt olarak kağıt üzerinde oluşturulan çizelgelerle de takip etmek mümkündür. Ancak kurumsal niteliğe sahip işletmelerde, çok personel bulunan sistemlerde bunu kâğıt üzerinde yapmak oldukça zordur. Bu sebeple işletmeler, dijital ortamda vardiya takibi yaparak zamandan tasarruf etmeyi tercih eder.
Bu bağlamda, işgücü hacmi arttıkça işletmeler artık personel takibini yapabilecekleri yazılımları tercih eder. Bu yazılımlar oldukça ayrıntılı ve pratik yöntemler sunarlar.
Vardiya yönetiminden sorumlu personel bu uygulama sayesinde vardiya sistemlerini tanımlar. Her personeli uygun olan vardiyaya atar. Bu uygulamaları kurum personelleri de görüntüler. Ayrıca personellerin her biri bu çizelgelerden haberdar olur.
Personel takibi yapabileceğiniz yazılımlar ile mola saatlerine kadar her türlü ayrıntıyı önceden sisteme tanımlayabilirsiniz. Böylece, personel net bir çizelge ile karşılaşır. Ayrıca, işveren bu uygulama üzerinden rapor alarak her personele özel aylık vardiya dökümü elde eder. Bu da şeffaf bir uygulamayı beraberinde getirir.
İşletmenize dair bordro, performans, vardiya gibi tüm personel süreçlerini en kolay şekilde yönetebilmek için tıklayın ve Patron’u 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
