İnsan kaynakları süreçlerinde en büyük kayıp, giriş-çıkış verilerinin manuel olarak toplanmasından kaynaklanır. Dijital giriş-çıkış takibi sistemleri, kağıt formlar ve e-posta zincirleri yerine tek bir mobil uygulamada tüm işlemleri toplar. Uygulamayı açan her personel, birkaç adımda giriş veya çıkış kaydını gerçekleştirebilir. Bu sayede veri hataları ve gecikmeler ortadan kalkar. Sistem, tüm kayıtları bulut veri tabanında şifreli olarak saklar. Böylece verileriniz güvende kalır ve istediğiniz anda web panel üzerinden görüntülenebilir. Kağıt maliyeti sıfırlanırken operasyonel verimlilik artar. İK departmanları artık veri toplamak yerine analiz ve strateji geliştirmeye odaklanır.
Kurulum veya ek donanım gerekmez. Mobil cihazınız ve internet bağlantınızın olması yeterlidir. İnternet kesildiğinde uygulama yerel belleğe kaydeder ve bağlantı kurulduğunda tüm verileri otomatik senkronize eder. Bu özellik, saha ekipleri ve uzaktan çalışan kullanıcılar için kritik kolaylık sağlar. Kurumsal ERP veya CRM sistemlerinizle entegre olmak için REST API uç noktalarını kullanabilirsiniz. JSON tabanlı veri aktarımı, sistemler arası uyumsuzluk riskini ortadan kaldırır ve gerçek zamanlı senkronizasyon sunar. Artık personel takibini birkaç dokunuşa indirgeyebilirsiniz.
1. Adım: Uygulamayı İndirip Hızlı Kuruluma Başlayın
Mobil uygulamayı anasayfa üzerinden indirin ve kurulum sihirbazını takip ederek hesabınızı oluşturun. Uygulama, kullanıcı adı ve şifre tanımlamasıyla birkaç dakika içinde hazır hale gelir. Kurulum süreci kullanıcı dostudur ve teknik bilgi gerektirmez. İlk girişte sistem yönlendirmeleri sayesinde, hangi adımları atmanız gerektiğini kolayca anlayabilirsiniz. Tüm süreç mobil cihazınız üzerinden yönetilir ve ek donanım ihtiyacı olmadan kullanıma başlanabilir.
Hızlı Kayıt Aşaması
E-posta adresi ve telefon numarası doğrulaması ile kullanıcı hesabınızı güvence altına alın. Bu doğrulamalar sayesinde sadece yetkili personelin sisteme giriş yapması sağlanır. Ayrıca bu bilgiler, kullanıcı bildirimlerinin doğru kişilere ulaşmasını garanti altına alır. Gerekli durumlarda çift aşamalı doğrulama da sisteme entegre edilebilir, böylece veri güvenliği üst düzeye çıkarılır.
İlk Konum ve Şube Tanımlaması
Panelden şube ve lokasyon etiketlerinizi girerek personelinizin hangi noktalarda çalışacağını tanımlayın. Patron PDKS, birden fazla şube ve saha lokasyonu ile çalışabilen işletmeler için özelleştirilebilir alanlar sunar. Bu sayede merkez ofis, depo, saha ve uzaktan çalışan ekiplerinizin giriş-çıkışları ayrı ayrı izlenebilir. Her konuma özel tanımlama yaparak, ilgili raporlamaları da filtrelenebilir şekilde almanız mümkün olur. Ayrıca ilerleyen süreçte bu lokasyonlara özel duyurular, vardiya planları veya bildirimler tanımlayabilirsiniz.
2. Adım: QR Kod veya Konum Seçimi İle Giriş-Çıkış İşlemi
Personel, ister QR kod okutma ister konum seçimi yöntemini seçerek kayıt ekleyebilir. Her iki yöntem de güvenlik ve doğruluk kontrolleri içerir. Sistem, giriş-çıkışın gerçekten o kişi tarafından, doğru konumda yapıldığını doğrular. Bu sayede hem sahte bildirimlerin önüne geçilir hem de iş disiplinine katkı sağlanır. Yöneticiler, tüm işlemleri web panelden anlık olarak takip edebilir.
Kameralı QR Kod Okutma
QR Kod Okutma (Kameralı) işlem ile mobil cihazınızı kod okutmaya hazır hale getirin. Kod dinamik olduğundan sahte kullanımlara izin verilmez. Her personel için özel oluşturulan QR kodlar, zaman ve konuma göre değişerek güvenliği en üst seviyede tutar. Uygulama, kamerası olan tüm akıllı cihazlarla uyumludur ve anında tepki verir. Okutma işlemi sadece saniyeler sürer, böylece yoğun giriş-çıkış saatlerinde bile zaman kaybı yaşanmaz.
Konum Seçimi (Kamerasız)
Konum Seçimi (Kamerasız) modülünde listelenen lokasyonlardan birini seçip giriş veya çıkış butonuna dokunun. GPS kontrollü altyapı, gerçek lokasyonu doğrular. Bu yöntem özellikle sahada çalışan veya mobil cihazında kamera bulunmayan personel için idealdir. Lokasyon tanımları, İK panelinden özelleştirilebilir. Sistem, kullanıcının bulunduğu konumla eşleşme sağlayamazsa işlem yapılmasına izin vermez. Bu sayede lokasyon dışı bildirimlerin önüne geçilir.
3. Adım: Çalışma Planı ve Vardiya Yönetimi
Haftalık veya aylık bazda vardiya çizelgeleri oluşturun ve personelinize atayın. Hafta sonu, gece vardiyası ve fazla mesai gibi özel durumları farklı renklerle işaretleyerek net bir görünüm elde edebilirsiniz. Sistem, çalışanların görev dağılımlarını sade bir takvim görünümünde sunar. Böylece yöneticiler karmaşık planlamalarla vakit kaybetmeden tüm süreci tek ekran üzerinden yönetebilir. Otomatik uyarılar sayesinde çakışan vardiyalar kolayca tespit edilir ve düzeltilebilir. Personel, kendisine atanan vardiyaları mobil uygulama üzerinden anında görebilir.
Haftalık Vardiya Tablosu
Vardiya-Shift Yönetimi ekranında tüm şubelerinizin vardiya dağılımını tek ekranda yönetin. Ayrıca sistem, geçmiş vardiya kayıtlarını arşivleyerek geçmiş analizlerini de mümkün kılar.
Personel Tercih ve Uygunluk
Personel izin, rapor veya eğitim talebine göre vardiya planını dinamik olarak güncelleyin. Sistem, bu tür durumları anlık olarak yöneticilere bildirir ve otomatik olarak vardiya değişikliği önerileri sunar. Böylece yöneticiler hızlıca yeni planlamayı onaylayabilir. Bu modül, hem çalışan memnuniyetini hem de operasyonel sürekliliği destekler. Esnek planlama sayesinde özellikle çok şubeli firmalarda karmaşık insan kaynağı yönetimi daha verimli hale gelir.
4. Adım: İzin ve Mola Taleplerini Hızla Onaylayın
Yıllık izin, saatlik izin ve mola taleplerini mobil uygulama üzerinden yöneticilere iletin. Onay veya reddetme işlemlerini saniyeler içinde tamamlayarak süreci hızlandırın. Sistem, her izin ve mola talebine zaman damgası ve açıklama eklemenizi sağlar. Yöneticiler, gelen talepleri aynı panel üzerinden görüntüleyip onay verebilirken, çalışanlar da taleplerinin durumunu anlık olarak takip edebilir. Bu yapı sayesinde e-posta trafiği ve manuel onay süreçleri ortadan kalkar, süreç daha şeffaf ve verimli hale gelir.
Yıllık İzin Takibi
Yıllık İzin Yönetimi modülünde kalan izin haklarını görüntüleyin ve yeni talepler oluşturun. Sistem, geçmiş izin kayıtlarını arşivler ve çalışan bazında yıllık izin bakiyesi raporlarını sunar. Ayrıca yöneticilere, aynı gün içinde izinli personel sayısını göstererek operasyonel planlamayı kolaylaştırır.
Mola Başlangıç ve Bitişi
Mola Yönetimi modülünde yemek, kahve veya ihtiyaç molası başlangıç ve bitiş saatlerini kesin kayıt altına alın. Sistem, molaların süresini otomatik hesaplayarak günlük toplam çalışma süresine entegre eder. Böylece eksik veya fazla çalışma saatleri daha doğru bir şekilde hesaplanır. Özellikle vardiyalı sistemlerde mola sürelerinin takibi iş gücü planlamasında büyük kolaylık sağlar.
5. Adım: Anlık Raporlar ve Denetim Süreçleri
Günlük, haftalık ve aylık raporlarınızı Günlük, Haftalık ve Aylık Raporlar modülüyle oluşturun. Renk kodları ve interaktif grafikler sayesinde verileri kolayca analiz edin. Rapor ekranlarında, filtreleme ve arama seçenekleri sayesinde şube, departman ve tarih aralığına göre özel analizler hazırlanabilir. Sistem, yöneticilerin yalnızca ilgilendiği kriterleri görüntüleyebilmesine olanak tanır. Bu sayede hem zamandan tasarruf edilir hem de karar alma süreçleri veriye dayalı hale gelir. Tüm veriler güvenli şekilde saklanır ve gerektiğinde dışa aktarım yapılabilir.
Detaylı Puantaj
Detaylı Puantaj ve Hesaplama ekranında atanan vardiyalar, fazla mesai ve eksik mesai verilerini inceleyin. PDF veya Excel formatında dışa aktarın. Bu ekran, bordro süreçleriyle entegre çalışmaya uygundur ve dışa aktarılan dosyalar muhasebe yazılımlarına kolayca entegre edilebilir. Ayrıca puantajlar kişi bazında detaylandırılabildiği için insan kaynakları departmanları denetim ve planlama süreçlerinde daha fazla kontrol elde eder.
Tüm bu adımları takip ederek personel giriş-çıkış takibini zahmetsiz ve hatasız hale getirebilirsiniz. Süreci dijital ortama taşıyarak hem zaman hem de kaynak tasarrufu elde edeceksiniz. İK departmanınız, bu sayede rutin operasyonlardan arınarak stratejik hedeflere odaklanabilir. Ücretsiz deneme sürümüne hemen kaydolarak iş süreçlerinize hız kazandırın.
