Kurumların en büyük beklentisi personellerin mesai saatlerinde işlerinin başında olması ve işin devamlılığının yerine getirilmesidir. Bu noktada küçükten büyüğe çoğu işletmeci personel devam kontrol sistemlerini kullanmayı tercih etmektedirler. Bu sayede oluşturdukları puantaj cetveli sayesinde gerekli takibi kolaylıkla sağlamaktadırlar.
Puantaj ve bordro nedir?
Bir kurumdaki personellerin saat ya da gün bazında çalışma sürelerinin kayıt altında tutulması ve raporlanması işlemidir.
Bu bağlamda puantaj, farklı sektörlerde farklı şekillerde kullanılmaktadır. Puantaj, temel olarak mesainin saat üzerinden hesaplanmasıdır. Maaş hesaplamasında ve ödemelerin yapılmasında önemli bir yere sahiptir. Puantaj, bazı durumlarda PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ile takip edilmektedir.
Bir başka deyişle puantaj personelin işe giriş ve işten çıkış saatlerini belirleyebilmeye yarayan kayıtlardır. Bu kayıtlar sayesinde personelin tüm giriş ve çıkış zamanları kendi imzası ile kayıt altına alınır. Bu kayıtlar personelin maaş hesabında etkin rol oynadığından oldukça önemli kayıtlardır. Bu yüzden, puantaj takibi eksiksiz ve hatasız şekilde yapılmalıdır.
Puantaj hak ediş nedir?
Bir firmadaki çalışanların saat ya da gün bazında hak edişlerini doğru şekilde hesaplamak için kullanılan sistemdir. Personellerin çalışmalarını kayıt altına alan bir işleme işaret etmektedir.
Puantaj cetveli nedir?
Bir personelin mesaisi içerisinde kaç saat çalıştığının tutulduğu tablodur. Bu süreçte hazırlanacak olan cetvel herhangi bir kâğıt ya da defter üzerinde oluşturulabileceği gibi Excel vb. programlar üzerinde de oluşturmak mümkündür. Puantaj cetveli sayesinde personeller ve yöneticiler puantajları online, anlık ve düzenli olarak takip edebilirler. Bu sayede personeller ve yöneticiler arasında ortaya çıkacak her türlü anlaşmazlığın önüne geçilir.
Raporda personellerin çalışma saatleri detaylı olarak gösterilir. Gelen veriler doğrultusunda aylık net çalışma saatleri hesaplanır.
Puantaj cetveli oluşturmak için kullanılan birkaç yöntem vardır:
Puantaj defteri: Kâğıt ve kalem ile kendi imkânlarınızla oluşturabileceğiniz bir yöntemdir. Özellikle işçi sayısının az olduğu iş yerlerinde kolaylıkla bu yöntemi uygulayarak işçilerin puantaj takibi yapılabilir. Bu defterde çalışan tüm işçilerin isimleri yer alır. İşbaşı saati ile birlikte puantörlük görevini üstlenen personel, işçilerin gelip gelmediğini kontrol eder ve puantaj defterine işler. Çıkış saati geldiğinde de yine puantör gerekli kontrolleri yaparak işçinin işi bıraktığı saati deftere işler. Böylece tüm işçilerin çalıştığı saat aralığı kayıt altına alınır.
Elektronik kart: Kimi iş yerlerinde özellikle personel sayısı fazla ise elektronik kart okutularak puantaj takibi sistem üzerinden yapılır. Burada puantör, işçileri teker teker takip etmek zorunda değildir. Bunun yerine okutulan kart ile tüm işçilerin işe giriş ve işten çıkış saatleri otomatik olarak sistem üzerinde görünür. Kart okutma sistemi ile işçinin ne kadar süre ile iş yerinde bulunduğu belirlenir. Parmak izi okutma: İş yerlerinin kullandığı dijital sistemler elektronik kart ile sınırlı değildir. Bir diğer yöntem ise parmak izi okutma şeklindedir. Burada işçi, işe girişi ve işten çıkışı sırasında cihaza parmak izini okutarak çalışma saatlerini belirtmiş olur. Elektronik kart sistemiyle oldukça benzer bir sistemdir.
Yüz tanıma: Bir diğer personel tanımlama şekli ise yüz tanıma yöntemi ile olur. İşveren her işçinin yüzünü, yüz tanıma sistemine kaydeder ve işçiler işe giriş ve işten çıkış esnasında yüz tanıtma yöntemi ile çalışma saatlerini kayıt altına almış olurlar. Elektronik ortamda gerçekleştirilen tüm puantaj takip yöntemlerine Personel Devam Kontrol Sistemi adı verilir.
Puantaj cetveli ne işe yarar?
Kurumlar tarafından tutulan, personel bazındaki çalışma süresi kayıtlarına puantaj takibi denir. Peki, puantaj cetveli oluşturularak yapılan puantaj takibi ne işe yarar?
Bu bağlamda puantaj cetveli ile aşağıdaki birkaç nokta takip edilmektedir:
- Standart mesai günleri
- İşe gelinmeyen günler
- Fazla çalışma saatleri
- Ücretli ve ücretsiz izin günleri
- Çalışılan gün sayısı
- Resmî tatiller
- Resmî tatillerdeki mesailer
Bir puantaj cetvelinde neler olmalıdır?
Puantaj, kullanımı ile sektörden sektöre farklılık göstermektedir. Ancak, genel kullanım amacı, mesainin saat üzerinden hesabını sağlamaktır. Puantaj hesabını sağlamak için yaygın olarak kullanılan yöntem ise puantaj cetveli oluşturmaktır.
Herhangi bir hak ihlaline yol açmaması için personellerin giriş ve çıkış bilgilerinin eksiksiz ve hatasız bir şekilde tutulması ve raporlanması gerekir. Yapılan hatalar direkt olarak çalışanın maaş hesabında değişikliğe neden olacağından kritik bir konudur. Bu nedenle bir puantaj cetveli oluşturulurken aşağıda yer alan üç parametre göz önünde bulundurulmalıdır.
- Çalışılan gün sayısı
- Fazla çalışma süresi
- Devamsız gün sayısı
Puantaj cetveli nasıl kullanılır?
Aylık çalışma saatlerini hesaplamak, fazla mesaileri takip etmek, çalışma saatlerini ve verimliliği kontrol altında tutmak için kullanılmaktadır.
Bu noktada teknolojinin gelişmesiyle birlikte puantaj süreci artık farklı yöntemlerle de yürütülebiliyor:
- Geleneksel puantaj defteri
- Manyetik okuyuculu personel giriş veya kimlik kartları
- Biyometrik yöntemler
- Parmak izi okuma sistemi
- Yüz tanıma sistemi
- Avuç içi damar izi tanıma sistemi
Puantaj cetveli takibi nasıl yapılır?
Personeller işe giriş çıkışlarında imza atarlar. El yazısı ile kâğıtta tutulan bu raporlar puantör tarafından muhafaza edilmektedir. Günümüzde bu işlem için özel olarak “Personel Devam Kontrol Sistemleri” bulunmaktadır. Dolayısıyla bu yazılımlar sayesinde personellerin çalışma saatleri otomatik olarak takip edilmektedir.
Bir başka açıdan puantaj takibinin sağlıklı yapılması puantaj cetvelinin dikkatli, düzenli ve doğru hazırlanmasıyla gerçekleştirilmektedir. Buradaki temel amaç, ay içerisinde personelin işe gelişi ve çalışma sürelerine bağlı olarak alacağı ücreti belirlemektir.
Puantaj cetvelleri sektörden sektöre değişkenlik gösterse de genel olarak bir puantaj cetvelinde şunlar yer alır:
- Çalışanın adı soyadı
- C. kimlik numarası
- İş yerine ait sicil numarası
- Yer aldığı departmana ait bilgiler
- Giriş ve çıkış saatleri
- Fazla mesaileri
- Eksik mesaileri
- Eksik günler ve eksik günlerin sebepleri
Puantaj cetveli net bir şekilde kontrol altında tutulmadığı takdirde doğru olmayan sonuçlar ortaya çıkacaktır. Eksik veya fazla süreler nedeniyle yaşanan belirsizliğe bağlı olarak ilgili şirketin veya çalışanın olumsuz yönde etkilenme olasılığı doğacaktır. Bu nedenle puantaj takibinin en doğru şekilde yapılıp çalışanların hak edişlerini hatasız biçimde hesaplanması önemlidir.
Puantaj oluşturma ve her türlü personel takip sistemi, iş yerlerinin en çok kullandığı yöntemlerdir. Böylelikle işçinin çalıştığı süreleri ve hak ettiği ücreti hesaplama imkânı bulur. Ancak, puantaj cetveli oluşturma yöntemi iş yerinin ölçeğine göre değişiklik göstermektedir.
Puantaj cetveli nasıl doldurulur?
Puantaj cetvelinin oluşturulması noktasında personellerin ad ve soyadlarını girmek gerekir. Her bir personelin kendine ait aylık satırı yer almaktadır. Personelin her bir aylık dönemi içinde günler tek tek yer alır. Günlerin altındaki kutucuklara personelin geldiği ve gelmediği her gün belirlenmektedir. Aynı zamanda, hafta tatilleri de çizelge içerisinde, hafta tatilinin bulunduğu günlere ait kutucuklara işaretlenmektedir. Ay bitiminde ise personellere ait satırların sonunda yer alan toplam çalışma, fazla mesai ve devamsızlık gibi bilgilerin gün sayısının toplamı belirtilmektedir. Bu şekilde, ay sonu geldiğinde puantaj cetveline bakarak tüm işçilerin çalışma ve devamsızlık bilgileri kolaylıkla ortaya çıkmaktadır.
