İşbu Aydınlatma Metni’nin (“Metin”) amacı, Patron PDKS markası altında sunulan bulut tabanlı Personel Devam Kontrol Sistemi (“Platform”) kapsamında, Platform’u kullanan şirket çalışanlarının (“Çalışan”) kişisel verilerinin, PATRON TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket” veya “Patron Teknoloji”) tarafından hangi kapsamda ve hangi hukuki sebeplerle işlendiğinin açıklanmasıdır.
1. VERİ SORUMLUSU VE VERİ İŞLEYEN ROLLERİ
Platform üzerinden işlenen Çalışan verilerinin asıl Veri Sorumlusu, Platform’u kullanarak kendi personel devam kontrol süreçlerini yöneten işveren şirketinizdir.
Patron Teknoloji, bu kapsamda;
- İşvereniniz ile akdedilen sözleşme ve talimatlar çerçevesinde
- Platform’un barındırılması, işletilmesi, güncellenmesi, bakım ve destek hizmetlerinin sunulması amacıyla
çoğunlukla “veri işleyen” sıfatıyla hareket etmekte; ancak kendi sistem güvenliği, log kayıtları ve mevzuata uyum gereği zorunlu olan sınırlı hallerde veri sorumlusu sıfatıyla da kişisel veri işlemektedir.
2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE KAYNAĞI
Platform kapsamında işlenen kişisel verileriniz, temel olarak işvereniniz tarafından sisteme girilen veya sistem tarafından otomatik olarak üretilen verilerden oluşmaktadır. Bu kapsamdaki başlıca veri kategorileri şunlardır:
- Kimlik ve Çalışan Bilgileri: Ad, soyad, personel sicil numarası, vardiya bilgisi, işyeri/Şube bilgisi vb.
- İletişim Bilgileri: E-posta adresi, cep telefonu
- Mesai ve Devam Bilgileri: Giriş–çıkış saatleri, vardiya başlangıç/bitiş saatleri, fazla mesai, raporlanmış devamsızlık ve izin kayıtları, mola kayıtları vb.
- Konum Verileri: İşvereniniz tarafından seçilen kullanım senaryosuna bağlı olarak, işe giriş–çıkış veya lokasyon bazlı doğrulama için kullanılan anlık konum bilgileri (varsa ve sistemde ilgili özelliğin aktif olması hâlinde)
- Cihaz ve Kullanım Bilgileri: Mobil uygulama/portal kullanımı sırasında oluşan kullanıcı adı, oturum ve işlem kayıtları, cihaz modeli, işletim sistemi bilgisi vb.
- Log ve İşlem Güvenliği Verileri: Erişim tarih-saat bilgisi, yapılan işlemler, hata logları, güvenlik kayıtları vb.
Bu verilerin önemli bir kısmı; işvereninizin insan kaynakları ve/veya puantaj süreçlerinde zaten işlediği verilerin, Platform üzerinden dijital ortamda yönetilmesi amacıyla işlenmektedir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz; esas olarak işvereninizin iş kanunu, puantaj ve insan kaynakları süreçlerini yürütmesi amacıyla, Patron Teknoloji tarafından ise aşağıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmektedir:
- Platform’un kurulumu, konfigürasyonu ve devreye alınması
- Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, yetkilendirilmesi ve yönetilmesi
- Giriş–çıkış, vardiya ve mesai bilgilerinin işlenmesi, raporlanması ve işveren sistemlerine aktarılmasının sağlanması
- Sistem performansının izlenmesi, bakım ve destek hizmetlerinin verilmesi
- Güvenlik, hata tespiti ve izinsiz erişimlerin önlenmesi amaçlı log kayıtlarının tutulması
- Yedekleme ve iş sürekliliği süreçlerinin yürütülmesi
- Olası uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla kayıtların saklanması
- İlgili mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi (örneğin, istenildiğinde yetkili kurumlarla paylaşılabilmesi)
Patron Teknoloji, Platform üzerinden işlenen Çalışan verilerini kendi başına puantaj, performans, disiplin gibi amaçlarla kullanmaz; bu tür değerlendirmeler işvereninizin kendi süreçleri kapsamında ve kendi sorumluluğunda yürütülmektedir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Çalışan kişisel verileriniz;
- Platform’un barındırılması, yönetilmesi ve yedeklenmesi amacıyla barındırma (hosting) ve altyapı hizmeti sağlayıcıları
- Sistemlerin bakımı ve geliştirilmesi için yazılım ve teknik destek hizmeti aldığımız firmalar
- Olası uyuşmazlık hallerinde hukuk danışmanlarımız ve yetkili yargı mercileri
- Mevzuatta öngörülen hallerde ve sınırlar içinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları
ile paylaşılabilmektedir.
Bu aktarımlar gerçekleştirilirken, KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri çerçevesinde gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirleri alınmaktadır.
Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda, ilgili bulut/altyapı sağlayıcıları ile yapılan sözleşmeler ve Kurul kararları çerçevesinde hareket edilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz;
- İşvereniniz tarafından Platform’a aktarılan personel verileri
- Sizin Platform’u kullanımınız esnasında oluşan işlem ve log kayıtları
- Mobil uygulama veya web portalı üzerinden yapılan işlemler
- Entegrasyonlar yoluyla işvereninizin sistemlerinden aktarılan kayıtlar
aracılığıyla otomatik yollarla elde edilmektedir.
Bu veriler; KVKK’nın 5. maddesi uyarınca;
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c)
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç)
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e)
- Meşru menfaatlerimizin ve işvereninizin meşru menfaatlerinin korunması (m.5/2-f)
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Bu hukuki sebeplerin yeterli olmadığı durumlarda, ilgili haller için ayrıca açık rızanız talep edilebilecektir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Patron Teknoloji, Platform kapsamında işlenen Çalışan verilerini;
- İşvereniniz ile olan sözleşme ilişkisi devam ettiği sürece
- İlgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri ve saklama yükümlülükleri boyunca
- Uyuşmazlık risklerinin devam ettiği sürelerle sınırlı olarak
saklamaktadır.
Süre sonunda veriler, işvereninizle yapılan sözleşme hükümleri ve talimatları doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
7. ÇALIŞANLARIN KVKK KAPSAMINDAKİ HAKLARI
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak, Platform kapsamında işlenen kişisel verileriniz hakkında:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
- KVKK’nın 7. maddesi çerçevesinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Yapılan işlemlerin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Sadece otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilerek aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı veri işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Bu haklarınızı kullanırken, öncelikle işvereniniz olan şirketin veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği iletişim kanallarını kullanmanız esastır. Patron Teknoloji’ye doğrudan başvurularınız olması hâlinde, talebiniz ilgili Veri Sorumlusu işvereninize iletilmekte ve işvereninizle koordineli biçimde sonuçlandırılmaktadır.
Başvurularınızı, KVKK Aydınlatma Metni (Şirket) > “Başvuru Yöntemleri” başlığı altında belirtilen yollarla Şirketimize iletebilirsiniz.
8. METİNDE YAPILABİLECEK DEĞİŞİKLİKLER
Patron Teknoloji, yürürlükteki mevzuat, Kurul kararları ve Platform’daki güncellemeler doğrultusunda işbu Metin’de değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel Metin, Platform üzerinden veya uygun görülen diğer yöntemlerle Çalışanların erişimine sunulduğu anda yürürlüğe girer.
PATRON TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ
